TROVA IL DECISION MAKER

Questo capitolo è molto importante se stai organizzando un Evento fuori dalla tua Cantina, ma per taluni aspetti ti tornerà sicuramente utile anche quando l’Evento è presso la tua sede.

Pianificare bene un Evento, come avrai visto in questa guida, significa fare già il 90% della fatica, lasciandoci poi concentrati per gestire quel 10% rimanente ed arrivare all’Evento sereni e rilassati, pronti a dare il meglio: ma la pianificazione, se non è fatta in maniera produttiva e soprattutto conclusiva, può rivelarsi un vero incubo, lasciandoti nel limbo delle decisioni non prese o non definitive.

Nel fare questo lavoro ci è capitato infatti (ahimè) di trovarci nella situazione di parlare con intermediari vari che purtroppo non erano i cd. decision maker, ovvero coloro che hanno il potere di prendere delle decisioni in merito all’Evento; attenzione, non vogliamo generalizzare ovviamente, ci sono sicuramente situazioni in cui le deleghe funzionano, ma per nostra esperienza il rischio di trovarsi bloccati per motivi fuori dal nostro controllo è veramente molto alto, vi faccio subito un esempio: nell’organizzare un Evento in un ristorante molto esclusivo, ci siamo trovati a parlare per MESI con una persona che era stata incaricata di gestire questo genere di attività, salvo poi scoprire, quasi per caso ed in prossimità dell’Evento, che il titolare del ristorante non ne sapeva ancora nulla: potete immaginare lo stupore (di entrambi) e la difficoltà di costruire tutto in tempi strettissimi.

Perché accade questo? I motivi sono molteplici: inesperienza, incapacità, difficoltà di comunicazione…ma il risultato è sempre il medesimo, ovvero l’impossibilità di spuntare positivamente sulla nostra checklist molte delle voci da smarcare prima dell’Evento, rendendo il tutto difficoltoso e soprattutto frustrante.

Ecco perché è fondamentale, appena entrate in contatto con un soggetto che avrà un ruolo importante nel vostro Evento (sia esso il ristorante, un fornitore di un servizio, o qualsiasi altra figura) comprendere se tale persona è o meno il decision maker; e non fate l’errore di pensare che tale figura coincida automaticamente con il titolare, poiché abbiamo visto molte situazioni nelle quali non era così.

Come faccio quindi a capire se chi ho davanti a me è la persona giusta? E’ più semplice di quanto si possa pensare, anzi il tutto si riduce al seguente paradigma: se vi viene qualche dubbio che la persona con cui state parlando non sia il decision maker, il 99% delle volte sarà effettivamente così! Dovrete semplicemente fidarvi del vostro istinto e passare quindi alla dimostrazione della vostra tesi, ovvero porre determinate domande in maniera conclusiva: se chi avete davanti non riuscirà a rispondervi, allora avrete la conferma che il vostro istinto ci aveva visto lungo fin da subito.

Ma quali sono queste domande? Solitamente, sono quelle che per loro natura non richiedono l’intervento di soggetti esterni, o che possono essere facilmente (o velocemente) verificate: se fissare la data dell’Evento sembra già un ostacolo insormontabile, quando di fatto si tratta semplicemente di controllare un’agenda, vi dovrebbe scattare subito un – enorme – campanello d’allarme. Viceversa, la stesura di un menù con annessi abbinamenti ai vostri vini, ragionevolmente richiede un po’ di studio da parte dello chef e del sommelier (se presente) ed un rinvio della risposta è quindi giustificata.

Qualche altro esempio di domande che potete fare per capire se vi trovate effettivamente davanti al decision maker o se viceversa il vostro Evento è a rischio di inutili lungaggini e ritardi:

• Chiedere quanti posti effettivi saranno disponibili e quanti ne può gestire la cucina;
• Se ci sono delle restrizioni in merito all’organizzazione dei tavoli e della sala;
• Quante persone dello staff saranno dedicate all’Evento;
• Chi detta i tempi durante l’Evento.

Ce ne sono ovviamente molte altre che variano a seconda della tipologia di Evento che state organizzando, ma avete capito il senso. E se a questo punto chi avete davanti non vi risponde? Avete principalmente due strategie che potete attuare: