FAI LE DOMANDE STUPIDE!
Beh, in realtà questo consiglio vale anche nella vita di tutti i giorni, ma vediamo come applicarlo agli Eventi e come può veramente salvarvi la vita (o almeno, la buona riuscita di un evento!).
Capita infatti, anche nell’organizzazione degli Eventi, di dar per scontato moltissime cose, e questo può avere un impatto a catena sull’organizzazione dell’Evento; in certe situazioni, può arrivare a comprometterlo in toto.
Pensate alla famosa pallina di neve che, man mano che scende dal pendio, diventa una valanga: se questo vi sembra troppo tragico come scenario, pensate di trovarvi ad un Evento, magari organizzato presso uno dei più rinomati ristoranti della vostra zona, e di accorgervi all’ultimo momento (o peggio ancora durante la serata) di non avere bicchieri a sufficienza per tutti i commensali; assurdo, penserete, e vi starete chiedendo: “come fa un ristorante a non avere bicchieri per tutti?”
La verità è che il ristorante ha si bicchieri per tutti i commensali, anzi di sicuro ne ha più di uno a coperto, ma se non ha mai organizzato una degustazione o se nessuno si è chiesto realmente quanti bicchieri siano necessari per il tuo Evento si rischia di ricadere proprio in questo caso: ecco il VERO scambio di battute che abbiamo avuto noi (W.E.) con un ristoratore, che chiameremo Mario (M.) per comodità:
W.E.: Allora Mario, abbiamo definito che il numero di partecipanti massimo sarà di 50 persone, compresi noi dello staff di Wine Embassy; abbiamo anche già ricevuto dal tuo chef le 5 portate in abbinamento ai 5 vini scelti per la serata. A livello logistico, come vuoi organizzare gli spazi per l’aperitivo in piedi e le successive portate?
M: è molto semplice, faremo entrare tutti dall’ingresso principale, dove posso preparare un tavolino per voi per le operazioni di check-in dei partecipanti e li di fianco 2 tavoli più grandi con la mescita del primo vino ed il finger food. Poi vi preparerò dei tavoli rotondi da 10 persone l’uno.
W.E.: ottimo, il primo calice poi se lo portano al tavolo oppure lo lasciano giù da qualche parte?
M.: possono lasciarlo al banco, al tavolo troveranno gli altri
W.E.: ok, quindi 1 al tavolo della mescita e 4 a tavola, corretto?
M.: si esatto
W.E.: stiamo parlando in totale di 250 calici quindi
M.: si 250…accidenti però, non avevo realizzato ne servissero così tanti. Fammi controllare in cucina.
Passa qualche minuto e Mario esce dalla cucina e torna da noi:
M.: allora, in realtà ne ho solo 200; domani chiamerò il mio fornitore per acquistare quelli mancanti, in caso di problemi posso sentire un servizio di catering. PER FORTUNA CHE ME LO AVETE CHIESTO, SO DI AVERNE PIU’ DEL NECESSARIO E AVEVO DATO PER SCONTATO DI AVERNE ABBASTANZA. Mi sbagliavo!
E se questa discussione vi sembra assurda, vi possiamo assicurare che ci è capitato anche un Evento in cui una Cantina ha portato troppo poco vino, perché, come per il discorso dei bicchieri, si è andati “a occhio” nell’organizzazione dell’Evento stesso. Tutti questi errori, come dicevamo, sono frutto dell’abitudine, della distrazione o dell’approssimazione: “fai le domande stupide” è in realtà una formula un po’ forte per esprimere invece un concetto ben preciso, ovvero che non bisogna lasciare mai nulla al caso.
In questo, uno strumento FONDAMENTALE sono le checklist: troverai le nostre nella tua Area Personale, e sappiamo già che ti saranno fondamentali nell’organizzazione dei tuoi Eventi; con il tempo, siamo certi che troverai anche il modo di personalizzarle in base alle tue esigenze specifiche.
- Prova a mettere in pratica quanto hai imparato in questa Guida, preparando, un Time Table, delle grafiche, contattando i fornitori…. cercando insomma di creare il tuo primo Evento di Successo
- Contattaci alla mail info@metodovino.it e saremo a tua disposizione per qualsiasi dubbio, domanda, o necessità tu abbia
IL CONSIGLIO DI WINE EMBASSY
Ci sono decine di App che ti permettono di gestire liste e checklist, anche in condivisone con i tuoi collaboratori: la nostra preferita si chiama “To Do” ed è sviluppata direttamente da Microsoft. Oltre ad essere gratuita ( nel momento in cui stiamo scrivendo questa guida) il suo utilizzo è facile e super intuitivo. Ne parliamo in maniera più dettagliata nel Capitolo dedicato ai Software per i tuoi Eventi
