FATTI PAGARE!
Una delle cose che a noi sembravano più ovvie, e che invece abbiamo scoperto non essere così, è che alle Cantine non piace chiedere soldi. Ti sembra strano e sei convinto che questo non sia il tuo caso? Allora ti facciamo una domanda: quante volte, nell’organizzare un Evento, oltre alle prenotazioni hai raccolto anche il prezzo d’ingresso, o quantomeno una caparra? Ecco, siamo sicuri che la tua convinzione ora si sia quantomeno un po’ incrinata, e sentiamo già la (solita) lista di “eh ma”:
“eh ma non serve, se uno ha prenotato poi si presenta di sicuro”
“eh ma molti sono amici/clienti storici/ecc.., come faccio a chiedergli soldi in anticipo? Poi penseranno che non mi fidi della loro parola”
“eh ma alla gente piace decidere all’ultimo minuto, se metto un biglietto d’ingresso poi non si presenta nessuno”
E così via. Il risultato? La totale incertezza dei numeri e viceversa la certa impossibilità di gestire correttamente e con successo l’Evento, trasformandolo da perfetta vetrina della Cantina a piccolo teatrino degli orrori. Lo so, anche in altri Capitoli vi abbiamo dato l’idea di ingigantire i problemi, ma vi ricordiamo che tutto quello che vi riportiamo è il frutto delle esperienze vissute realmente nell’organizzazione di Eventi negli ultimi 5 anni: abbiamo visto Cantine spendere centinaia di Euro per l’intrattenimento musicale o per gli allestimenti, ritrovandosi poi con la Cantina vuota; altre che non avevano previsto assieme al catering le giuste quantità di cibo; altre ancora dire “mai più” quando viceversa si è presentata troppa gente, incassando magari più del previsto ma vendendo vino caldo a Clienti non in target e che non torneranno mai più.
Occhio, non stiamo solo puntando il dito, ci siamo cascati anche noi! Ma fortunatamente abbiamo capito subito che il farsi pagare almeno una quota in anticipo è una delle chiavi del successo di un Evento ben fatto. Bisogna cambiare un po’ prospettiva, capire per esempio che la richiesta di una caparra non è una mancanza di fiducia, bensì una presa di coscienza che l’imprevisto può capitare a tutti, anche al parente stretto o all’amico che non tira mai pacco: tra gli associati storici di Wine Embassy ci sono anche il padre di Federico ed il fratello di Matteo, pensate che solo per questo loro non paghino in anticipo gli Eventi ai quali partecipano?
Allo stesso modo non vai mai persa di vista la finalità dell’Evento: fare da vetrina alla Cantina ed ai suoi vini: un evento aperto al pubblico e con troppi partecipanti è dannoso quanto un evento al quale non si presenta nessuno. Quindi? Quali sono le soluzioni?
In questo, uno strumento FONDAMENTALE sono le checklist: troverai le nostre nella tua Area Personale, e sappiamo già che ti saranno fondamentali nell’organizzazione dei tuoi Eventi; con il tempo, siamo certi che troverai anche il modo di personalizzarle in base alle tue esigenze specifiche.
- questo sarà il numero che tu, il ristorante o il catering (a seconda del tipo di Evento) ti sentirai tranquillo di poter gestire dedicando a tutti i Clienti il tuo tempo e la tua attenzione.
- la caparra dovrebbe permetterti di coprire quei costi vivi non recuperabili in caso di assenza; dall’altro lato il biglietto intero ti evita di dover gestire i pagamenti all’ingresso.
- Ce ne sono diversi, ognuno con i suoi pro ed i suoi contro: il bonifico è gratis ma non così immediato; i servizi come PayPal e Satispay sono immediati ma non tutti li usano; le piattaforme di ticketing come EventBrite ti offrono una gestione completa dell’Evento ma hanno un costo fisso (o percentuale) che si trattengono dal prezzo del biglietto.
IL CONSIGLIO DI WINE EMBASSY
Il modo migliore per stare tranquilli è quello di avere un budget e tutti i costi ben definiti: questo ti permetterà di definire una caparra, qualora tu non voglia per qualche ragione chiedere il prezzo intero del biglietto, che copra tutti quei costi non recuperabili qualora qualcosa vada storto.
