Software di Gestione Eventi

LA TECNOLOGIA E’ TUA AMICA

Sappiamo che questo sarà un capitolo ostico per alcuni, ma che ci crediate o no la tecnologia è sempre dalla vostra parte, a differenza di quello che vi fanno credere nei film!

Per noi è sempre stata imprescindibile: io e Matteo, quando abbiamo fondato Wine Embassy quasi per scherzo, eravamo infatti impegnati tutto il giorno nei nostri rispettivi lavori, quindi era fondamentale avere degli strumenti a disposizione che ci potessero far risparmiare quanto più tempo possibile per portare a termine tutti i nostri progetti.

Il primo step sono state le (famose) checklist, che ora avete anche voi a disposizione con l’acquisto di questo corso e che per noi sono state FONDAMENTALI per non perdere traccia di nulla: da semplice lista su WhatsApp sono diventate prima dei file Word in cloud ed in seguito – dopo molteplici test – sono atterrate sulla App “To Do” di cui vi parleremo tra poco.

Man mano che il progetto prendeva forma cercavamo immediatamente un software o una App che potesse aiutarci e facilitarci la vita ed il lavoro:

“Dobbiamo creare la pagina Instagram e popolarla di contenuti, proviamo Later o Planoly per programmare i post”

“Ma le grafiche chi le fa? Aspetta, fammi vedere se Canva fa al caso nostro”

“Dove teniamo organizzati tutti i nostri file in condivisione costante? Meglio Drive o Dropbox?”

E così via, ogni attività veniva abbinata ad una App o software dedicato, meglio se gratuito ma senza risparmiare dove invece era veramente fondamentale ottenere qualche servizio o funzione in più offerto solo dalle versioni a pagamento. Il risultato? La capacità di risparmiare ore ed ore del nostro risicatissimo e preziosissimo tempo, organizzando in alcuni casi un Evento dalla A alla Z nel giro di un pomeriggio.

Ed a ben vedere voi siete un po’ come noi, impegnati tutto il giorno a fare quello che sapete fare meglio – il vino – e nulla vi dovrebbe distrarre o portarvi via tempo da questo, soprattutto se non avete una persona che possa dedicarsi solo all’ospitality ed agli Eventi a tempo pieno.

Ecco quindi una selezione delle App e dei software che utilizziamo abitualmente, perché li abbiamo scelti, e come potete sfruttarli al meglio; tenete però a mente un paio di cose:

La tecnologia in particolare evolve a ritmi incessanti, motivo per il quale a) alcune App/software potrebbero non essere più il benchmark nel loro ambito, e b) vale la pena testare sempre le novità per capire se ci sia qualcosa di migliore in circolazione;

Quello che va bene per noi potrebbe non essere la soluzione preferibile per voi…facciamo un esempio: se utilizzate abitualmente l’ecosistema Apple, e così anche i vostri familiari o collaboratori stretti, magari Google Drive per archiviare i file non è per voi performante come avere tutti i file su un profilo iCloud aziendale.

TO DO (App)

L’abbiamo nominata più volte all’interno sia di questo capitolo che di questa Guida, la riteniamo la App più semplice ed al contempo più completa per gestire checklist sia personali che condivise. E’ sviluppata da Microsoft, quindi se avete anche Outlook c’è completa interoperabilità tra i due software. Tutte le checklist possono essere condivise con altri utenti, riordinate per priorità, suddivise in gruppi per tema (o semplici colori) e stampate o inviate via mail. Inoltre, potete prevedere che le voci smarcate rimangano visibili (barrate con una riga una volta completate) e poi ripristinate se dovete riutilizzare quell’elenco. Infine, ad ogni singola voce potete aggiungere note, riferimenti, allegati e promemoria, oppure delle sotto-attività. Insomma, avete già capito perché ci piace tanto.

EVENTBRITE (Sito + App)

Abbiamo testato diverse piattaforme per l’hosting dei nostri eventi, ed alla fine, conti alla mano, Eventbrite è risultata la nostra preferita. Non è sicuramente la più economica in fatto di fees, e ci sono sicuramente svariati metodi per lesinare sui costi di ticketing, ma come detto ad inizio capitolo ciò che ci guida nella scelta di uno strumento non è solo ed esclusivamente il prezzo. Eventbrite infatti ha dalla sua diversi elementi che l’hanno resa la nostra preferita: - E’ una piattaforma in crescita e riconosciuta, ove sempre più persone cercano eventi ai quali partecipare, rendendola un’interessante alternativa alla ricerca degli eventi su Google o Facebook. - Parlando di Facebook, se fa parte della vostra strategia potete sostanzialmente duplicare l’evento di Eventbrite su Facebook ma delegare la vendita dei biglietti ad Eventbrite, in modo tale che chi vi trova su Facebook acquisterà poi i biglietti direttamente su Eventbrite, senza di fatto uscire dalla piattaforma. - La personalizzazione e la gestione degli eventi è massima: potete gestire diverse tipologie di biglietti, opzionarli, gestire waiting-list, controllare ogni singolo ordine, automatizzare reminder e messaggi ai partecipanti…non manca veramente nulla. - Oltre alla App dedicata agli utenti, ce n’è una seconda dedicata agli organizzatori, che potete collegare al vostro profilo per monitorare le vendite nonché (utilissimo) scansionare i biglietti all’ingresso e verificarli, gestire liste d’accesso suddivise per tipologia di biglietto e molto altro. - Le fees sulla vendita del biglietto sono chiare e si dividono in fisse + variabili in base al prezzo del biglietto, permettendovi di capire sempre qual è l’impatto sul biglietto e quanto incasserete effettivamente; la piattaforma vi permette inoltre di decidere se tali fees saranno a vostro carico oppure a carico di chi acquista il biglietto.

PayPal & Satispay (Sito + App)

Seppur leggermente diverse, quando si tratta di ricevere e gestire pagamenti le troviamo un’ottima alternativa al classico bonifico, visto che hanno la medesima funzione le abbiamo riunite in un’unica voce. Anche qui c’è qualche fees da pagare per il servizio (anche se Satispay è veramente quasi gratuita) ma vi permettono di ricevere i soldi in maniera certa ed istantanea, a differenza del bonifico che – seppur più veloce di alcuni anni fa – richiede ancora qualche giorno per essere elaborato, soprattutto se c’è di mezzo un weekend. Noi li utilizziamo come alternativa ad Eventbrite, o per meglio dire in tandem: offrire diverse opzioni di pagamento è sempre una buona idea, e se riuscite a gestire bonifici, PayPal / Satispay ed Eventbrite senza perdervi (occhio a non andare in overbooking con i biglietti!) starete massimizzando le vendite e rendendo la vita al vostro Cliente molto più facile, visto che troverà di sicuro lo strumento a lui più congeniale: anche se qualche boomer magari vi chiederà ancora di pagare all’ingresso, millennials e Gen-Z non avranno problemi con queste piattaforme.

Canva (Sito + App)

Canva, già nella versione gratuita, può facilmente risolvervi il 95% dei casi nei quali avrete la necessità di creare delle grafiche per i vostri Eventi: siano post di Instagram, copertine di Eventbrite, flyers o qualsiasi altro formato, Canva vi propone centinaia di modelli personalizzabili e pronti all’uso. Tutto quello che dovete fare è selezionare il formato e cercare il modello che più si adatta alle vostre esigenze: la semplice ricerca con keyword come vino, winetasting o degustazione vi restituirà molteplici modelli tra i quali scegliere, interamente personalizzabili: - Con le vostre immagini o con quelle messe a disposizione da Canva - Con i vostri loghi - Con l’aggiunta di elementi ed animazioni Canva al suo interno racchiude poi altri “mini-software” che vi permettono di svolgere alcune funzioni base sulle immagini ma per le quali solitamente vi servirebbe un programma di editing come Photoshop: potete per esempio rimuovere lo sfondo da un’immagine, oppure applicare filtri ed effetti grafici. Infine, l’intelligenza artificiale è arrivata anche qui, permettendovi di creare immagini a partire da semplici righe di testo. Come detto, già la versione gratuita è ottima, inoltre tutto il materiale Premium a pagamento ha un costo che varia tra 1 e 3 Euro (alla data di creazione di questa guida) permettendovi di riutilizzarlo quante volte volete, quindi oserei dire irrisorio. Se però come noi avete la necessità di utilizzarlo regolarmente, l’abbonamento annuale costa attorno ai 90 Euro ma vi da accesso a tutti i contenuti ed i servizi, permettendovi anche di gestire il tutto con più persone all’interno del vostro Team.

Google Drive, Dropbox (sito + App):

Avere tutti i file relativi ad un Evento ordinati ed organizzati in un unico posto e sempre disponibili (anche per la condivisione) è un requisito fondamentale per ottimizzare tempi e gestione del tuo Evento. Noi usiamo moltissimo Dropbox e lo consigliamo se avete un Team numeroso ed eterogeneo a livello di dispositivi utilizzati; al secondo posto, sempre pensando all’interoperabilità, c’è tutta la suite di Google, con Drive in primis ma che ha all’interno anche molti altri strumenti di condivisione molto facili da utilizzare e completi, come Google Sheets e Questionari.